Prijavni postopek na tuje univerze lahko zahteva kar nekaj priprav. Na izbrani univerzi se je potrebno pozanimati o natančnem roku in načinu prijave ter o zahtevanih dokazilih ali priporočilih, ki jih je potrebno priložiti prijavi, ter pridobiti ustrezne prijavne obrazce za vpis.
Največ informacij je običajno na voljo kar na spletnih straneh institucij; poleg drugih poglavij je nujno potrebno pregledati informacije za tuje študente, saj so lahko roki prijav v tem primeru drugačni kot za domače študente. Prav tako so tu navedene tudi druge morebitne razlike (višina šolnine, viri sredstev, ipd.), v veliko pomoč s svetovanjem in informacijami pa je lahko tudi osebje prijavnih služb za tuje študente oziroma mednarodnih pisarn tujih univerz.
K prijavni dokumentaciji je običajno potrebno priložiti rezultate jezikovnih testov, različnih sprejemnih izpitov, življenjepis, zbrati pa je potrebno tudi različna druga dokazila in priporočila.
Pri ameriških institucijah običajno rezultate jezikovnih in sprejemnih izpitov izpitni center pošlje neposredno izbranim visokošolskim institucijam.
Nekatere institucije v postopku odločanja o sprejemu kandidatov s kandidati opravijo tudi intervju (običajno osebno, izjemoma tudi telefonsko).
Več informacij je zbranih v nadaljevanju.
Dokazila
Dokazila so potrebna kot priloge v postopku prijave in sprejema na določeno institucijo in za ureditev potrebnih dovoljenj.
Običajno so to dokazila o zaključenem izobraževanju, znanju jezika in druga, ki je možno v večini primerov pridobiti na svoji izobraževalni instituciji. Pridobiti jih je potrebno dovolj zgodaj, da se lahko do roka prijave zagotovi še za prevod dokumenta pri sodnem tolmaču. Smiselno pa se je pri matični instituciji pozanimati o možnosti izdaje potrdila v tujem jeziku, saj veliko institucij to možnost ima (npr. izpise ocen, prilogo k diplomi).
Predvsem v postopku pridobivanja dovoljenja za bivanje je predložiti potrdila, ki jih izdajo državni ali javni organi v Republiki Sloveniji, npr. potrdilo o nekaznovanju, katerih pridobitev lahko traja dlje časa, zato se je potrebno moramo pravočasno pozanimati o potrebnih dokumentih, o tem, kdo jih izda in v kakšnem času.
Dovoljenje za bivanje
Zanj je potrebno zaprositi na veleposlaništvu ali drugem predstavništvu tiste države, v kateri se odvija študij. Prijavi je praviloma potrebno priložiti potrdilo o sprejemu, potrdilo o zadostnih sredstvih za preživljanje in študij ter potrdilo o zagotovljeni nastanitvi v tujini. Velikokrat so potrebna tudi druga potrdila, odvisno od posamezne države, zato se je potrebno pravočasno pozanimati o zahtevanih dokazilih in potrebnem času za obdelavo vloge in odobritev izdaje dovoljenja za bivanje.
Podatki o predstavništvih vseh držav so objavljeni na spletnih straneh Ministrstva RS za zunanje zadeve (MZZ).
Intervju za sprejem na program
Tovrstni intervjuji pri nas niso običajni, v nekaterih tujih državah pa pogosti, sploh za sprejem na podiplomske programe, se pa ti zelo razlikujejo od tistih za pridobitev zaposlitve. Zato se je s tovrstnimi intervjuji priporočljivo seznaniti in se nanje dobro pripraviti, saj posamezne institucije zelo veliko pozornosti pri sprejemu posvečajo ravno osebni predstavitvi. Informacije o sprejemnih intervjujih nudijo College Board, About in drugi.
Javna veljavnost študijskega programa in nostrifikacija<//a>
Informacije o javni veljavnosti študijskih programov in nostrifikaciji so na voljo v razdelku Javna veljavnost in Nostrifikacija.
Jezikovni testi
Za večino jezikov obstajajo standardizirani testi, ki jih je možno opraviti v Sloveniji ali v nekaterih sosednjih državah. Ker je potrebno rezultate izpitov velikokrat priložiti prijavi na tujo institucijo, je potrebno datum prijave in opravljanja izpita določiti tako, da bodo rezultati izpitov na voljo pred rokom za oddajo prijave. V nekaterih primerih testni center rezultate pošlje neposredno instituciji.
Za angleški jezik obstaja več testov. Britanske institucije največkrat zahtevajo izpit International English Language Testing System (IELTS), ki ga sprejema tudi vedno več ameriških institucij. Test je možno približno enkrat mesečno opravljati v Ljubljani, potrebna pa je pravočasna prijava, ki jo je praviloma potrebno oddati dober mesec pred želenim datumom izpita. Ameriške institucije običajno zahtevajo izpit Test of English as a Foreign Language (TOEFL). V Ljubljani je mogoče internetno različico testa opravljati 2-4x mesečno, prijava pa je možna preko spletne strani.
Tuje visokošolske institucije običajno navedejo seznam možnih testov ter minimalno zahtevano število točk pri vsakem.
Priporočila
Ob prijavi moramo velikokrat priložiti priporočila profesorjev ali delodajalcev. Običajno institucija zahteva diskretna priporočila, ki jih odda kandidat v zapečateni kuverti ali pa jih mora avtor sam poslati neposredno tuji univerzi. Nekatere univerze zahtevajo le navedbo kontakta osebe, s katero po potrebi sami stopijo v stik.
Ker je potrebno za pridobitev ustreznih priporočil kar nekaj časa, je potrebno z njihovim zbiranjem pričeti dovolj zgodaj ter zanje prositi osebo, ki dobro pozna delo (npr. mentor pri študijskem projektu ali diplomski nalogi).
Sprejemni izpiti
Tudi nekatere tuje institucije zahtevajo opravljanje sprejemnih izpitov. To velja za umetniške akademije, kjer gre za test nadarjenosti, ter za skoraj vse stopnje izobraževanja v ZDA, kjer večina institucij zahteva, da študent opravi enega ali več standardiziranih testov, na podlagi katerih ga lahko institucija primerja s preostalimi domačimi študenti. Višja dosežena ocena prinese večjo konkurenčnost in možnost vpisa na najelitnejše institucije.
SAT Reasoning Test je običajno potrebno opravljati za vpis v prvi letnik dodiplomskega študija z ZDA Nekatere institucije zahtevajo tudi dodatne SAT izpite za posamezni predmet, običajno kadar gre za programe, ki zahtevajo zadostno predznanje določenega področja. Če institucija le priporoča tak test predmeta, ga je kljub neobveznosti smiselno opraviti.
Graduate Record Examination (GRE) je potrebno praviloma opravljati za vpis na podiplomski (praviloma magistrski) študij, pri čemer pa so za določena področja velikokrat predpisani tudi drugačni testi. Tako Graduate Management Admission Test (GMAT) zahtevajo institucije za vpis na MBA ali druge magistrske programe s področja managementa.
Na spletu so na voljo tudi drugi specializirani testi ter različne strani, namenjene pripravi na posamezni test, literaturo za pripravo za navedene in druge teste pa si je mogoče izposoditi tudi v okviru skladovega svetovalnega centra EducationUSA.
Zdravstveno zavarovanje
Kjerkoli se lahko zgodi poškodba pri jutranjem teku, prehlad ali resnejša bolezen. Brez zdravstvenega zavarovanja je obisk zdravnika v tujini zelo drag, zato je potrebno zdravstveno zavarovanje urediti pred odhodom. Za vse države EU ter druge države, s katerimi ima Slovenija posebne sporazume, je možno konvencijsko potrdilo naročiti prek spletne strani Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije, ki ga prejmemo po pošti v nekaj dneh, lahko pa ga dobimo takoj, če se na zavodu oglasimo osebno.
Za države, kjer ta možnost ne obstaja, je potrebno zagotoviti drugačno zdravstveno zavarovanje, največkrat v državi študija. Velikokrat to možnost zagotovi izbrana šola, sicer pa bodo imeli vse potrebne informacije, kako in kje urediti zavarovanje.
Življenjepis
Obstaja kar nekaj navodil za pripravo življenjepisa – dolžina, način predstavitve podatkov, ipd. Pomoč pri pripravi življenjepisa, predvsem v angleškem in v drugih jezikih, lahko dobimo na različnih spletnih straneh, npr. CV Tips, Preparing a CV in druge.
